Definición: La coordinación puede describirse como ese cordón invisible que recorre todas las actividades de la organización y las une. No es una función de la dirección, más bien es la esencia de la gestión, que se necesita en todos los niveles y en cada paso de la firma, para lograr los objetivos de la organización.
En términos básicos, coordinación significa la integración y sincronización de las actividades, recursos y esfuerzos de las personas que trabajan en la organización, lo que conduce a la unidad de acción, en la búsqueda de los objetivos de la organización.
La coordinación es esa fuerza oculta que vincula todas las funciones de la dirección, es decir, planificar, organizar, dotar de personal, dirigir y controlar.
Necesidad de coordinación
Todos somos conscientes del hecho de que hay varios departamentos en una organización, como Finanzas, Compras, Producción, Ventas, Recursos Humanos, Marketing, Investigación y Desarrollo, etc. y el trabajo de todos los departamentos está interrelacionado y es interdependiente. Además, hay tres niveles en la jerarquía organizativa, en los que:
- Nivel superior: Integra el Consejo de Administración, Consejeros Delegados, Consejeros Delegados, etc.
- Nivel medio: Integrado por jefes y gerentes departamentales.
- Nivel más bajo: Compuesto por supervisores, gerentes de primera línea y capataz.
La coordinación es un proceso que asegura que varios departamentos, unidades y niveles de la organización trabajen de manera fluida y continua en tándem, es decir, en la misma dirección, hacia el logro de las metas organizacionales, mientras se utilizan eficazmente los recursos.
Tiene como objetivo involucrar a todos los elementos de la empresa, en el plan, estrategia o tarea, para obtener aportes de todos y obtener los mejores resultados.
La coordinación tiende a alinear los recursos, las personas y los esfuerzos de tal manera que no haya caos, ajetreo, desorden y conflicto con respecto a ningún tema en una organización. De ahí que no sea incorrecto decir “Con la coordinación viene la armonía en el desempeño de las tareas organizativas”.
Características de la coordinación
Las características más destacadas de la coordinación se dan a continuación:
- Integra los esfuerzos de los empleados: La coordinación integra el esfuerzo de los empleados, para traducirlo en una determinada actividad. Tiene como objetivo dar una dirección específica al grupo, para asegurarse de que los resultados obtenidos estén de acuerdo con los planes.
- Unidad de acción: Debe existir unidad de acción en el cumplimiento de los objetivos de la organización. Es esa fuerza implícita la que une a varios departamentos, divisiones y unidades de interés y asegura que trabajen con un solo enfoque.
- Proceso continuo: La coordinación comienza en la primera etapa de la planificación, luego se define la jerarquía organizacional teniendo en cuenta los planes de la empresa. Luego, el personal es contratado de acuerdo con los planes y la jerarquía de la empresa, y el trabajo se les asigna en consecuencia. Posteriormente, se les da la dirección a los empleados según los planes y políticas de la empresa. Por último, si existen discrepancias con los planes, se corrigen, en la etapa de control, por lo que se puede decir que la coordinación está implícita en todas las funciones de la dirección, que continúa.
- Función generalizada: La coordinación es imprescindible para los tres niveles de gestión, ya que están interconectados y son interdependientes con respecto a las funciones que desempeñan estos niveles.
- Actividad deliberada: Varias actividades y esfuerzos de la organización deben coordinarse de manera reflexiva y cuidadosa.
Si no hay coordinación entre las diversas actividades, los esfuerzos de los empleados se desperdician incluso si cooperan. Además, en ausencia de cooperación, es posible que la coordinación no funcione de manera eficaz y genere insatisfacción. Por tanto, la cooperación y la coordinación deben ir de la mano.
Importancia de la coordinación
La importancia de la coordinación se analiza a continuación:
- Crecimiento de la organización: A medida que pasa el tiempo, la organización crece en tamaño, lo que se traduce en un mayor volumen de trabajo. Habrá numerosos empleados para manejar el trabajo, los cuales son contratados para diferentes departamentos. A veces, los objetivos departamentales son considerados más importantes por ellos, en comparación con el objetivo general de la preocupación, por lo que la coordinación de actividades es útil para unificar a todas las personas juntas, para enfocarse en un solo objetivo final.
- Diferencias de ubicación: Las grandes corporaciones están ubicadas en diferentes lugares, incluso en diferentes países, lo que no permite que las personas se reúnan y se comuniquen con frecuencia. En ausencia de ella, la coordinación ayuda a mantener todas las unidades y oficinas, juntas, para trabajar en sincronía.
- Diversificación de negocios: Cuando una empresa decide diversificar su negocio, al ingresar a nuevos mercados con un nuevo producto, la empresa inicia nuevas divisiones o emprendimientos, para emprender las actividades. Entonces también la coordinación juega un papel crítico, en la conciliación de los objetivos de la organización.
- Especialización: En la especialización, las tareas se asignan a los empleados según su experiencia o especialización en el campo específico. La coordinación ayuda a reunir a todos los empleados talentosos y experimentados, para mantener una relación armoniosa entre varios grupos.
- Sinergia: Es un hecho universal que el esfuerzo combinado de dos personas es siempre mayor que el de los que trabajan por separado. Entonces, la coordinación combina los esfuerzos de la empresa lo que ayuda a lograr la sinergia.
La coordinación mantiene un equilibrio en todas las actividades al garantizar la asignación adecuada de tareas a las personas adecuadas, para lograr los objetivos de la organización con éxito.
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