Definición: los Comunicación formal es el intercambio de información oficial que fluye a lo largo de los diferentes niveles de la jerarquía organizacional y se ajusta a las reglas profesionales prescritas, políticas, estándares, procesos y regulaciones de la organización.
La comunicación formal sigue un canal de comunicación predefinido adecuado y se controla deliberadamente. Se rige por la cadena de mando y cumple con todas las normas organizativas convencionales. En el marco organizativo la comunicación formal puede observar cualquiera de las siguientes formas:
- Comunicación hacia abajo: La comunicación descendente es cuando la información pasa del nivel gerencial al nivel subordinado. Esta es la forma más común de comunicación formal en la que la comunicación fluye hacia abajo, es decir, desde las personas que ocupan los puestos más altos de la organización hacia las personas en los niveles inferiores.
Incluye principalmente órdenes e instrucciones y puede ser escrito u oral dependiendo de la importancia del mensaje y también del estado de las personas involucradas en el proceso de comunicación. Los informes, correos electrónicos, cartas, manuales, etc. son las herramientas de comunicación más utilizadas.
- Comunicación ascendente: La comunicación ascendente es cuando el mensaje pasa del nivel subordinado al nivel gerencial. Aquí, la comunicación fluye hacia arriba, es decir, de los subordinados a los gerentes en forma de solicitud, informes, sugerencias, quejas e instrucciones.
- Comunicación horizontal o lateral: La comunicación horizontal significa cuando los Colaboradores con diferentes áreas de responsabilidades, pero en el mismo nivel en la organización, se comunican entre sí. La comunicación entre los gerentes de un departamento diferente, como marketing, finanzas, producción, RRHH, es el mejor ejemplo de comunicación horizontal.
- Comunicación diagonal o transversal: Cuando los empleados de diferentes departamentos en diferentes niveles se comunican entre sí independientemente de la cadena de mando, se dice que la comunicación es una comunicación diagonal o transversal. La comunicación entre el jefe de planta y el equipo de ventas es un ejemplo de comunicación diagonal.
La forma en que se puede facilitar la comunicación formal se denomina red de comunicación formal. Hay varias formas de Red de comunicación formal que las personas utilizan para transmitir su mensaje a otras personas.
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