Definición: Single Entry System, es el método más antiguo y sencillo de mantener registros de transacciones financieras, que rara vez es frecuente en estos días. En este sistema, solo se registra un lado de la transacción, debido a la ausencia de reglas prescritas, por lo que los registros mantenidos son más o menos incompletos.
En pocas palabras, sistema de contabilidad de entrada única carece del concepto de dualidad por lo que las transacciones financieras se registran una sola vez y no en sus dos vertientes, como débito y crédito.
Características del sistema de entrada única
- Mantenimiento del libro de caja: Se elabora y mantiene el Libro de Caja, en el que se incluyen tanto las transacciones comerciales como las personales.
- Cuentas personales: Solo se crean y mantienen cuentas personales, mientras que las cuentas reales y nominales no reciben la debida ponderación en este sistema.
- Vales originales: Bajo este sistema, los comprobantes originales juegan un papel importante, ya que ayudan a recopilar información sobre la fecha de la transacción, el monto, las partes, el descuento (si corresponde), etc.
- Cuentas finales: En el sistema de entrada única, es bastante difícil preparar las cuentas finales, debido a la falta de disponibilidad de cuentas nominales y reales. Entonces, para preparar el estado financiero, la información disponible se analiza y se convierte en un sistema de doble entrada, mediante la determinación de las cifras faltantes, luego de que se prepara la Cuenta de Operaciones y Ganancias y Pérdidas. Además, las cifras de activos y pasivos se calculan a partir de la información disponible, pero también son estimaciones. Por lo tanto, la El estado de situación se prepara en lugar del balance general..
- Ganancia o pérdida: Las ganancias obtenidas o las pérdidas sufridas se estiman, a partir de la información disponible, por lo que no se determinan las ganancias exactas.
- Idoneidad: El sistema es apropiado para pequeñas empresas, como empresas de propiedad única y empresas asociadas, ya que solo mantienen registros de transacciones en efectivo y crédito.
Tipos de sistema de entrada única
- Sistema puro de entrada única: En este método, solo se mantienen las cuentas personales y no hay información presente sobre las ventas y compras, el efectivo en caja y el saldo bancario.
- Sistema simple de entrada única: En un sistema simple de entrada única, el libro de caja se mantiene junto con las cuentas personales y estas se mantienen según el sistema de contabilidad de doble entrada. El efectivo recibido o pagado de / a deudores o acreedores comerciales simplemente se escribe en las facturas emitidas o recibidas.
- Sistema de entrada casi única: En este sistema, los libros subsidiarios como el libro de ventas, el libro de compras, el libro de facturas por cobrar y el libro de facturas por pagar se mantienen además del libro de caja y las cuentas personales.
El sistema de entrada única es simple y fácil de mantener, ya que no necesita ningún contador profesional para mantener los registros actualizados. Por lo tanto, este sistema es muy útil para las pequeñas empresas y los comercios operados únicamente por individuos. Además, el sistema es bastante económico.
Limitaciones del sistema de entrada única
Es un método no científico de mantener registros comerciales porque no sigue los conceptos de dualidad (lo que significa que cada transacción afecta a dos partes). Las ganancias o pérdidas comprobadas e informadas son simplemente estimaciones, que no pueden considerarse reales y precisas debido a que no se mantienen cuentas reales y nominales.
Además, no es fácil detectar fraudes y errores (si los hay). La empresa también puede enfrentar dificultades para obtener préstamos porque los bancos y las instituciones financieras no pueden confiar en la información financiera proporcionada por la entidad. Por esta misma razón, las empresas no adoptan este método y deben mantener sus libros de cuentas de acuerdo con la Ley de Sociedades.
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