Definición: A Sistema de control de inventario computarizado es la integración de subfunciones involucradas en la gestión del inventario en un único sistema cohesivo. Es un software instalado en los sistemas informáticos que permite a una empresa controlar los niveles de inventario realizando el conteo automático de inventarios, registrando retiros y revisando el balance de existencias.
Es muy difícil para cualquier empresa mantener un gran stock de inventarios y, por lo tanto, muchas empresas han adoptado el sistema JIT en términos de límite mínimo y máximo para el stock. Hay un sistema incorporado para realizar pedidos en sistemas informáticos que genera automáticamente una orden de compra para el proveedor cuando se alcanza el nivel mínimo de stock o el punto de reorden.
Los beneficios de un sistema de control de inventario computarizado pueden derivarse, cuando la empresa integra su sistema de control de inventario con los otros sistemas, como contabilidad y ventas, lo que ayuda a controlar mejor los niveles de inventario.
En la práctica, cuando el nivel de inventario llega a su punto mínimo, el sistema genera automáticamente una orden de compra, que se envía al proveedor de forma electrónica. Además, la otra copia de la orden de compra se envía al departamento de contabilidad. Una vez que se recibe el material del proveedor, se actualiza un inventario en el sistema y, al mismo tiempo, se envía la notificación al departamento de contabilidad, que se utiliza contra la Factura del proveedor y la copia de la orden de compra.
Por lo tanto, un sistema de control de inventario computarizado ha facilitado la vida tanto del fabricante como del gran minorista, que puede administrar sus inventarios electrónicamente sin perder mucho tiempo en el sistema de seguimiento manual. Además, todos los documentos, como la orden de compra, la factura y el estado de cuenta, se generan automáticamente con el uso del sistema de control de inventario computarizado.
Sin embargo, depender demasiado de la tecnología puede ser problemático en situaciones de apagón y pérdida de conectividad a Internet, ya que puede paralizar un sistema. Además, la precisión de los artículos de inventario insertados en el sistema depende de la entrada de datos realizada por la persona. Por lo tanto, se debe realizar una entrada adecuada para obtener los niveles de inventario correctos.
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