Definición: El libro de caja chica es un libro mayor, que se utiliza para registrar los gastos de caja chica formalmente en orden cronológico, con la fecha. Para ello, un pequeño cajero es designado por la empresa, para pagar pequeños pagos (generalmente por debajo de 200 rupias) y mantener un registro de los mismos.
Dinero para gastos menores Implica una pequeña cantidad de efectivo en la mano, con el pequeño cajero, quien usa el monto para pagar los gastos de caja chica.
Gastos de caja chica son los gastos que ocurren de manera regular y repetida pero que no están relacionados con la línea de negocio habitual, tales como franqueo, papelería, timbre, transporte, gastos de viaje, acarreo y otros gastos (comúnmente registrados en gastos varios). Estos gastos son de alta frecuencia pero demasiado pequeños para pagarlos mediante cheque o tarjeta de crédito / débito.
Libro de caja chica del sistema de anticipos
En este sistema, al pequeño cajero se le confía una cantidad determinada al comienzo de cada mes, quincena o semana. El cajero realiza el pago con el monto que se le otorgó. Al final del mes, el cajero, luego de realizar los pagos del monto, entrega el comprobante de pago al cajero principal, quien reembolsa el monto al cajero al final del mes. Entonces, el pequeño cajero tendrá la misma cantidad fija al comienzo del próximo período.
Este sistema se llama sistema de anticipos de caja chica y la cantidad así concedida se denomina flotador. El monto de la flotación se decide de tal manera que sea suficiente para cubrir los gastos menores, por el plazo estipulado. El saldo que queda en el libro de caja chica indica la cantidad que queda en la caja chica.
El libro de caja chica del sistema de anticipos es muy útil cuando la empresa utiliza libro analítico de caja chica, donde el libro tiene una columna para rastrear el recibo del monto, del cajero principal y varias otras columnas para anotar los gastos bajo el encabezado específico. Las distintas columnas se suman para mostrar el motivo de los pagos y, a continuación, se cargan las respectivas cuentas del libro mayor.
El reembolso del monto lo realiza el cajero jefe, al pequeño cajero solo cuando este último prepara un estado de cuenta que detalla todos los gastos con una fecha que están respaldados por comprobantes, así como los comprobantes se ordenan secuencialmente.
Formato del libro de caja chica
La columna del extremo izquierdo del libro de caja chica es para registrar los recibos de efectivo, luego, en la columna de la fecha, se registran las fechas en las que se realizó la transacción.
Junto a la columna de la fecha, hay una columna para registrar el número de comprobante. En la columna de detalles se escribe el propósito de un gasto y simultáneamente en la columna de dinero, de varios gastos, se registra el monto. Hay una columna de artículos diversos en el libro para registrar los pagos poco frecuentes. Por último, hay una columna de totales, para registrar el monto total.
Ventajas del libro de caja chica
- Ahorro de tiempo del cajero principal.
- Cómodo registro de pequeñas transacciones.
- Control efectivo de los pagos en efectivo.
- Ahorro de esfuerzos al registrar pequeños gastos en el libro de caja y luego ingresar los mismos en el libro mayor.
El pequeño cajero equilibra el libro periódicamente. La diferencia entre los ingresos totales y los desembolsos totales es el saldo que queda con el pequeño cajero, que se traslada al siguiente período y se le reembolsará el monto realmente gastado.
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