Definición: Estado de conciliación bancaria (BRS) se refiere a un estado de cuenta que una entidad prepara en una fecha determinada para hacer coincidir el saldo bancario indicado en el libro de caja con el saldo que muestra la libreta de ahorros del banco, mostrando las razones de las diferencias entre los dos.
La entidad puede preparar BRS en cualquier momento durante el período financiero, según el requisito.
Importancia del estado de conciliación bancaria
- Es un mecanismo útil para el control interno de las entradas y salidas de efectivo de una entidad, que facilita la identificación de fraudes y errores, si los hubiere, ocurridos al ingresar la transacción en el libro de caja o la libreta de ahorros.
- Ayuda a determinar cualquier retraso innecesario en la liquidación de cheques.
- Ayuda a conocer la posición exacta de la cuenta bancaria.
- También evita la malversación de efectivo, ya que hay casos en los que los cajeros solo pasan entradas en los libros pero no depositan el dinero en el banco. Por lo tanto, con la ayuda de BRS, siempre es fácil controlar estos actos.
A medida que el banco prepara la libreta de ahorros, todas las transacciones se registran desde el ámbito del banco, pero al mismo tiempo, en el libro de caja, las transacciones se registran desde el punto de vista del cliente, es decir, desde el punto de vista de la entidad. Sin embargo, la columna bancaria del libro de caja y del extracto bancario, es decir, la libreta, mantiene un registro de los depósitos y retiros realizados por la entidad.
Por lo tanto, se espera que la libreta de caja y la libreta de ahorros concuerden, pero en la práctica, esto ocurre raramente debido al intervalo de tiempo entre las entradas realizadas. Por eso, la elaboración del Estado de Conciliación Bancaria es vital, para conocer las causas de las diferencias entre los dos y eliminarlas.
Razones para la diferencia
- Momento: Cuando hay una diferencia de tiempo en el registro de las transacciones en el libro de caja y la libreta de ahorros, tampoco se contabilizarán.
Ejemplo: Alpha Ltd. emitió un cheque a Beta Ltd. registrado inmediatamente en la columna del banco del libro de caja, pero el banco ingresará la transacción en la libreta solo cuando el cheque sea presentado por Beta Ltd. en el banco. - Actas: El banco realiza algunas transacciones sin notificar al cliente.
Ejemplo: interés acreditado por el banco, alquiler de la taquilla cobrado por el banco, cargos bancarios debitados por el banco, etc. conocimiento del cliente. - Errores: Si hay algún error u omisión en la preparación de la cuenta, ya sea por parte del banco o del cliente, también puede dar lugar a un desacuerdo.
Sin embargo, la razón principal de la variación en el saldo de los dos son los elementos que aparecen en el libro de caja pero no en la libreta de ahorros y los artículos que aparecen en la libreta de ahorros pero no en el libro de caja.
Reglas para sumar y restar
| Cheque depositado en el banco pero no compensado | Sustraer | Agregar | Agregar | Sustraer |
| Cheque depositado directamente por el cliente | Agregar | Sustraer | Sustraer | Agregar |
| Cheque emitido pero aún no presentado | Agregar | Sustraer | Sustraer | Agregar |
| Ingresos por intereses cobrados por el banco | Agregar | Sustraer | Sustraer | Agregar |
| Gastos pagados por el banco | Sustraer | Agregar | Agregar | Sustraer |
| Cargos bancarios cobrados por el banco | Sustraer | Agregar | Agregar | Sustraer |
| Alquiler del casillero cobrado por el banco | Sustraer | Agregar | Agregar | Sustraer |
| Gastos bancarios registrados dos veces en el libro de caja | Agregar | Sustraer | Sustraer | Agregar |
| Depósitos registrados dos veces o monto en exceso registrado en el libro de caja | Sustraer | Agregar | Agregar | Sustraer |
| Bill descontado y deshonrado | Sustraer | Agregar | Agregar | Sustraer |
| Facturas por cobrar cobradas directamente por el banco | Agregar | Sustraer | Sustraer | Agregar |
| Intereses de sobregiro bancario cobrados por el banco | Sustraer | Agregar | Agregar | Sustraer |
| Monto retirado del banco pero no registrado en el libro de caja | Sustraer | Agregar | Agregar | Sustraer |
| Débito incorrecto en libreta | Sustraer | Agregar | Agregar | Sustraer |
| Crédito incorrecto en libreta | Agregar | Sustraer | Sustraer | Agregar |
| Débito incorrecto en el libro de caja | Sustraer | Agregar | Agregar | Sustraer |
| Crédito incorrecto en el libro de caja | Agregar | Sustraer | Sustraer | Agregar |
| Subestimación del lado de débito de la columna del banco en el libro de caja | Agregar | Sustraer | Sustraer | Agregar |
| Sobrecubrimiento del lado de débito de la columna del banco en el libro de caja | Sustraer | Agregar | Agregar | Sustraer |
| Subestimación del lado del crédito de la columna del banco en el libro de caja | Sustraer | Agregar | Agregar | Sustraer |
| Sobrecubrimiento del lado del crédito de la columna del banco en el libro de caja | Agregar | Sustraer | Sustraer | Agregar |
Por lo tanto, el Estado de conciliación bancaria se utiliza principalmente para localizar las razones de las discrepancias y errores (si los hay) en los dos libros. Además, se utiliza para identificar y prevenir fraudes y malversación de efectivo por parte del personal, mientras se registran las transacciones.
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